Privacyverklaring

Privacyverklaring Euroguidance Vlaanderen @ EPOS vzw

Euroguidance Vlaanderen maakt deel uit van Epos vzw.

Iedere bezoeker van onze website laat informatie over zichzelf na. Deze hoeveelheid informatie verschilt op basis van de handelingen die worden verricht. Euroguidance Vlaanderen vraagt persoonlijke gegevens wanneer je je kandidaat stelt voor activiteiten in het buitenland (zoals een  studiebezoek, cursus of conferentie), je je inschrijft voor de nieuwsbrief of een evenement, enz.

Deze privacyverklaring verduidelijkt de maatregelen die Euroguidance Vlaanderen neemt voor het verzamelen, beheren en gebruik van persoonlijke data. Euroguidance Vlaanderen heeft het recht om het privacy-beleid te wijzigen binnen de geldende GDPR-regelgeving en zal daarover tijdig communiceren. Euroguidance Vlaanderen houdt zich aan de Wet bescherming persoonsgegevens van 30 juli 2018. Dat is de Belgische wet die uitgevaardigd werd in uitvoering van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 2016/679).

Welke gegevens verzamelt Euroguidance Vlaanderen?

Wanneer je een aanvraag indient voor deelname aan een Euroguidance activiteit (bijv. een cursus, studiebezoek, conferentie, …) in binnen- of buitenland of wanneer je meewerkt aan dergelijke activiteit, kan er gevraagd worden om je gegevens over je organisatie, de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie en de deelnemende personeelsleden te verstrekken. Dat kan via specifieke software, of via de aanvragen en rapporten.

- Bijv. voor je organisatie: officiële naam, contactgegevens, IBAN en BIC, ondernemingsnummer, en andere relevante informatie.

- Bijv. over de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie en deelnemende personeelsleden: voor- en familienaam, functietitel, e-mail, telefoonnummer, andere relevante informatie, enz.

Wanneer je je inschrijft voor een activiteit of een nieuwsbrief, vraagt Euroguidance Vlaanderen minimaal je naam en e-mailadres. Dat kan uitgebreid worden met andere gegevens in functie van de activiteit, zoals eventuele voedselallergieën of het rijksregisternummer voor bepaalde locaties. Deze persoonsgegevens zijn steeds afhankelijk van de concrete omstandigheden, de wettelijke verplichtingen waaraan Epos vzw onderworpen is of de specifieke toestemming die je ons hebt gegeven.

Hoe verzamelt Euroguidance Vlaanderen je gegevens?

Wij verzamelen data (via een subsidieaanvraag, kandidatuur voor deelname aan een event, enz..) doorgaans digitaal via een aanvraag- of inschrijvingsformulier dat je zelf invult en waarin je aangeeft dat we je data mogen gebruiken. . Verder maakt Euroguidance Vlaanderen gebruik van publiek beschikbare informatie, en verzamelt het persoonsgegevens via de website, sociale media en andere kanalen.

Waarvoor gebruikt Euroguidance Vlaanderen je gegevens?

We gebruiken de data voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt: je gegevens worden niet gebruikt om andere informatie te sturen (bijv. over andere programma’s en acties binnen EPOS vzw).

Data die op onze website worden ingevuld worden verwerkt in overeenstemming met de reden voor het invullen. Data van websitebezoekers worden anoniem verwerkt in het kader van het beheer en de verbetering van onze website.

Persoonsgegevens worden door Epos vzw ook verwerkt in het kader van interne risicoanalyses, audits, enz. die plaatsvinden op initiatief van Epos vzw of op initiatief van een derde die daar wettelijk of contractueel toe gerechtigd is.

Aan wie geeft Euroguidance Vlaanderen jouw gegevens door?

Euroguidance Vlaanderen geeft geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij je vooraf hebt aangegeven er geen bezwaar tegen te hebben.Voor marketingacties vragen we jou vooraf je toestemming.

Je kan op elk moment jouw persoonsgegevens inkijken, aanpassen of verwijderen, of je kan jouw toestemming voor gebruik van jouw persoonsgegevens intrekken. Dit kan via deze link.

Hoe beschermt Euroguidance Vlaanderen jouw gegevens?

Alle digitale data worden bewaard op servers van de Vlaamse en Europese overheid. De rol van de medewerker in de organisatie bepaalt de toegang tot de data. Data op papieren dragers zijn afgeschermd voor onbevoegden.

Verder heeft Epos vzw een veiligheidsbeleid ontwikkeld dat op regelmatige tijdstippen wordt getest en bijgestuurd. Dit beleid heeft de volgende doelstellingen:

  • De bewustwording over de omgang met persoonsgegevens bij onze medewerkers verhogen door controles en periodieke opleidingen.
  • De toegang tot gegevens beperken via IT-technische en organisatorische maatregelen.
  • De persoonsgegevens beveiligen via IT-technische maatregelen zoals firewalls, antivirussoftware, encryptie van gegevensdragers, beveiligde verbindingen, enz..
  • De vertrouwelijke behandeling van gegevens waarborgen.
  • Datalekken (in de mate van het mogelijke) voorkomen, verhinderen, opsporen en verhelpen.

Hoe kan je toegang krijgen tot jouw gegevens, ze aanpassen of ze laten verwijderen?

Conform de AGV-regeling heb je recht om te weten welke informatie er wordt bewaard, kan u die aanvullen, wijzigen of laten verwijderen op elk moment. Meer informatie over je rechten vind je desbetreffende regeling.

Via deze link kan je je gegevens bij Epos vzw opvragen, laten wijzigen en laten verwijderen. Om misbruik te voorkomen vragen we je je te identificeren.

Wanneer je je gegevens voor een subsidieaanvraag wenst te laten verwijderen, vervalt echter wel je kandidatuur.

Een verzoek indienen is gratis, net als het aanpassen, uitbreiden of verwijderen van uw gegevens. Als het verzoek ongegrond of buitensporig is, kan Epos vzw beslissen om het verzoek niet te behandelen.

Hoe lang bewaart Euroguidance Vlaanderen jouw gegevens?

Euroguidance bewaart persoonlijke data niet langer dan nodig of wettelijk verplicht is. Na een event krijg je nog een bevraging. Je gegevens worden dan binnen een redelijke termijn verwijderd.

Data in het kader van een sollicitatie (ook stagiaires) worden bewaard voor de duur van het volledige sollicitatieproces.

Contactinformatie GDPR                            

De verantwoordelijke voor databeheer houdt toezicht op de toepassing en naleving van GDPR. Via gdpr@epos-vlaanderen.be kan je contact opnemen.

Als je het niet eens bent met de toepassing van GDPR bij Epos vzw, dan kan je contact opnemen met de organisatie. Indien je besluit om klacht neer te leggen, dan kan dat via deze pagina.