Privacyverklaring

Privacyverklaring Euroguidance Vlaanderen @ EPOS vzw

Iedere bezoeker van onze website laat informatie over zichzelf na. Deze hoeveelheid informatie verschilt op basis van de handelingen die worden verricht. Euroguidance Vlaanderen @ Epos vzw vraagt persoonlijke gegevens wanneer je je kandidaat stelt voor activiteiten in het buitenland (zoals een  studiebezoek, cursus of conferentie), je je inschrijft voor de nieuwsbrief of een evenement, enz.

Deze privacyverklaring verduidelijkt de maatregelen die Euroguidance Vlaanderen @ Epos vzw neemt voor het verzamelen, beheren en gebruik van persoonlijke data. Euroguidance Vlaanderen @ Epos vzw heeft het recht om het privacybeleid te wijzigen binnen de geldende GDPR-regelgeving en zal daarover tijdig communiceren. Euroguidance Vlaanderen @ Epos vzw houdt zich aan de Wet bescherming persoonsgegevens van 30 juli 2018. Dat is de Belgische wet die uitgevaardigd werd in uitvoering van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 2016/679).

Welke gegevens verzamelt Euroguidance Vlaanderen @ EPOS vzw ?

Wanneer je een aanvraag indient voor deelname aan een professionele leeractiviteit in binnen-of buitenland of wanneer je meewerkt aan dergelijke leeractiviteit, verstrek je gegevens over je organisatie, de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie en de deelnemende personeelsleden - hetzij via de specifieke software, hetzij via de aanvragen en rapporten.

- Bijv. Organisatie: officiële naam, contactgegevens, IBAN en BIC, ondernemingsnummer, en andere relevante informatie.

- Bijv. Wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie en deelnemende personeelsleden: voor- en familienaam, functietitel, e-mail, telefoonnummer, andere relevante informatie, enz.

Wanneer je je inschrijft voor een activiteit of een nieuwsbrief, vraagt Euroguidance Vlaanderen @ Epos vzw minimaal je naam en e-mailadres. Dat kan uitgebreid worden met andere gegevens in functie van de activiteit, zoals eventuele voedselallergieën of het rijksregisternummer voor bepaalde locaties. Deze persoonsgegevens zijn steeds afhankelijk van de concrete omstandigheden, de wettelijke verplichtingen waaraan Epos vzw onderworpen is of de specifieke toestemming die u ons heeft gegeven.

Hoe verzamelt Euroguidance @ Epos vzw je gegevens?

De data worden verzameld via het aanvraagformulier in geval van een subsidieaanvraag. Dat is nagenoeg altijd digitaal. Euroguidance @ Epos vzw gebruikt online inschrijvingsformulieren voor deelname aan events, inschrijving op nieuwsbrieven, enz. In geval van een subsidieaanvraag worden de data verzameld via het aanvraagformulier, wat nagenoeg altijd digitaal wordt aangeboden. Verder maakt Euroguidance @ Epos vzw gebruik van publiek beschikbare informatie, en verzamelt het persoonsgegevens via de website, sociale media en andere kanalen.

Waarvoor gebruikt Euroguidance @ Epos vzw je gegevens?

Euroguidance @ Epos vzw gebruikt de data voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt: je gegevens worden niet gebruikt om andere informatie te sturen. Zo zal je geen aparte, persoonlijke uitnodiging ontvangen voor deelname aan een EPOS evenement (bijv. EPOS Grensverleggers) wanneer je enkel ingeschreven bent voor de nieuwsbrief.

Data die op onze website worden ingevuld, bv. een verzoek om informatie, kandidatuur voor een opdracht, enz., worden verwerkt in overeenstemming met de reden voor het invullen. Data van websitebezoekers worden verwerkt in het kader van het beheer en de verbetering van onze website. 

Data die op onze website worden ingevuld, bv. deelname aan een evenement, inschrijving voor de nieuwsbrief, enz., worden verwerkt in overeenstemming met de reden voor het invullen. Data van websitebezoekers worden verwerkt in het kader van het beheer en de verbetering van onze website.

Persoonsgegevens worden door EPOS vzw ook verwerkt in het kader van interne risicoanalyses, audits, enz. die plaatsvinden op initiatief van EPOS vzw of op initiatief van een derde die daar wettelijk of contractueel toe gerechtigd is.

Aan wie geven wij jouw gegevens door?

Euroguidance @ Epos vzw geeft geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij met jouw toestemming of als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht, zoals bij het beantwoorden van een individuele vraag van een leerlingen nadat deze doorverwezen werd door een (leerlingen)begeleider of leerkracht.

Derden krijgen geen toegang tot je gegevens, behoudens bepaalde autoriteiten en als Epos daar wettelijk of contractueel toe wordt verplicht.

Wanneer Euroguidance @ Epos vzw een andere organisatie inschakelt voor het beantwoorden van een vraag, dan worden je gegevens niet automatisch meegestuurd, tenzij je er geen bezwaar tegen hebt dat die andere organisatie over jouw gegevens beschikt. Euroguidance @ Epos vzw brengt je hier vooraf van op de hoogte en vraagt je toestemming. Voor eventuele marketingacties vraagt Epos vzw je toestemming.

Je kan op elk moment jouw persoonsgegevens inkijken, aanpassen of verwijderen, of je kan jouw toestemming voor gebruik van jouw persoonsgegevens intrekken. Dit kan via deze link.

Hoe beschermt Euroguidance @ Epos vzw jouw gegevens?

Alle digitale data worden bewaard op servers van de Vlaamse en Europese overheid. De rol van de medewerker in de organisatie bepaalt de toegang tot de data. Data op papieren dragers zijn afgeschermd voor onbevoegden.

Verder heeft Epos vzw een veiligheidsbeleid ontwikkeld dat op regelmatige tijdstippen wordt getest en bijgestuurd. Dit beleid heeft de volgende doelstellingen:

- De bewustwording over de omgang met persoonsgegevens bij onze medewerkers verhogen door controles en periodieke opleidingen.

- De toegang tot gegevens beperken via IT-technische en organisatorische maatregelen.

- De persoonsgegevens beveiligen via IT-technische maatregelen zoals firewalls, antivirussoftware, encryptie van gegevensdragers, beveiligde verbindingen, enz..

- De vertrouwelijke behandeling van gegevens waarborgen.

- Datalekken (in de mate van het mogelijke) voorkomen, verhinderen, opsporen en verhelpen.

Hoe kan je toegang krijgen tot jouw gegevens, ze aanpassen of ze laten verwijderen?

Via deze link kan je je gegevens bij Epos vzw opvragen, laten wijzigen en laten verwijderen.

Om misbruik te voorkomen vragen we je te identificeren.

Je kan ook eerdere toestemmingen, bv. voor het ontvangen van de nieuwsbrief, intrekken. Je kan je ook uitschrijven op de nieuwsbrief door te mailen naar Euroguidance Vlaanderen.

Opgelet, je kan je gegevens niet laten verwijderen wanneer je een subsidieaanvraag indient of indien deze gegevens noodzakelijk zijn in het kader van afgesloten overeenkomsten.

Een verzoek indienen is gratis. Als het verzoek ongegrond of buitensporig is, kan Epos vzw beslissen om het verzoek niet te behandelen.

Hoe lang bewaart Euroguidance @ Epos vzw jouw gegevens?

Euroguidance @ Epos vzw bewaart persoonlijke data niet langer dan nodig of wettelijk verplicht is. Na een event krijg je nog een bevraging. Je gegevens worden dan binnen een redelijke termijn verwijderd.

Data in het kader van een sollicitatie (ook stagiaires) worden bewaard voor de duur van het volledige sollicitatieproces.

Contactinformatie                                        

De verantwoordelijke voor databeheer houdt toezicht op de toepassing en naleving van GDPR. Via gdpr@epos-vlaanderen.be kan je contact opnemen.

Je kan een klacht neerleggen indien je het niet eens bent met de toepassing van GDPR bij Epos vzw. Dat kan via deze pagina.